Workshops in business

Ένα εργαστήριο (workshop) μπορεί να πραγματοποιηθεί για διάφορους λόγους, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού, της ανάλυσης, του σχεδιασμού εφαρμογής, της μοντελοποίησης κλπ. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την παραγωγή ιδεών για νέα χαρακτηριστικά ή προϊόντα, για την επίτευξη συμφωνίας σε ένα θέμα ή για την ανάλυση απαιτήσεων ή σχεδίων.

Τα εργαστήρια συνήθως περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

1. Ενδιαφερόμενα μέρη.
2. Καθορισμόνο στόχο.
3. Συνδεδεμένη και συνεργατική εργασία.
4. Περιγραφόμενο προϊόν εργαστηρίου.
5. Μέντορες.

Τα εργαστήρια μπορούν να ενθαρρύνουν την εμπιστοσύνη, την αμοιβαία κατανόηση και την ισχυρή επικοινωνία μεταξύ των ενδιαφερομένων. Τέλος επιζητούν να δημιουργήσουν έργο που θα διαμορφώσει και θα καθοδηγήσει τις μελλοντικές προσπάθειες τμημάτων της επιχείρησης.

Το εργαστήριο θα πρέπει να υποστηρίζεται από έναν έμπειρο, ουδέτερο συντονιστή. Ένας γραμματέας θα πρέπει επίσης να είναι διαθέσιμος για να καταγράφει τυχόν αποφάσεις και εκκρεμή ζητήματα.

Ο υπεύθυνος στρατηγικής της επιχείρησης μπορεί να ενεργεί ως συντονιστής, γραφέας ή ειδικός σε θέματα σε αυτά τα εργαστήρια, αλλά δεν πρέπει ποτέ να αναλαμβάνει περισσότερους από έναν ρόλους ταυτόχρονα.

Τα εργαστήρια έχουν ορισμένα στοιχεία, τα οποία περιλαμβάνουν:

1. Προετοιμαστείτε για το εργαστήριο

Κατά την προετοιμασία για ένα εργαστήριο, οι αναλυτές επιχειρήσεων πρέπει να κάνουν τα εξής:

• Περιγράψτε το στόχο και τα επιθυμητά αποτελέσματα.
• Προσδιορίστε τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη που θα συμμετέχουν.
• Προσδιορίστε τον συντονιστή και τον γραμματέα.
• Αναπτύξτε την ατζέντα.
• Προγραμματίστε τη συνεδρία και καλέστε τους συμμετέχοντες.
• Οργανώστε τον εξοπλισμό,
• Στείλτε την ημερήσια διάταξη και άλλο υλικό στους συμμετέχοντες εκ των προτέρων.
• Εάν είναι απαραίτητο, πραγματοποιήστε συνεντεύξεις πριν από το εργαστήριο με τους συμμετέχοντες.

2 Ρόλοι εργαστηρίου

Υπάρχουν μερικοί ρόλοι που εμπλέκονται σε ένα επιτυχημένο εργαστήριο και είναι:

• Χορηγός : το άτομο αυτό δεν είναι συνήθως συμμετέχων στο εργαστήριο αλλά είναι υπεύθυνο για το αποτέλεσμα.

• Διαμεσολαβητής : αυτό το άτομο θέτει τους στόχους και την ατζέντα του εργαστηρίου, επιβάλλει τη δομή και τους βασικούς κανόνες, διατηρεί τις δραστηριότητες εστιασμένες στον σκοπό και τα επιθυμητά αποτελέσματα, υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων και την επίλυση συγκρούσεων και διασφαλίζει ότι όλοι οι συμμετέχοντες έχουν την ευκαιρία να ακουστούν.

• Γραμματέας : αυτό το άτομο καταγράφει τις αποφάσεις με τη μορφή που αποφασίστηκε πριν από το εργαστήριο και παρακολουθεί τυχόν θέματα ή θέματα που αναβάλλονται κατά τη διάρκεια της συνεδρίας.

• Συμμετέχοντες : αυτοί περιλαμβάνουν τους βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς και ειδικούς θεμάτων. Είναι υπεύθυνοι για την παροχή των πληροφοριών και των απόψεών τους, την ακρόαση άλλων απόψεων των συμμετεχόντων και την ανάλυση τυχόν θεμάτων χωρίς προκαταλήψεις.

3 Διεξαγωγή του εργαστηρίου

Για να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες έχουν κοινή κατανόηση του θέματος, οι συντονιστές ξεκινούν συνήθως το εργαστήριο με μια δήλωση του σκοπού του και των επιθυμητών αποτελεσμάτων.

Η θέσπιση συμφωνημένων βασικών κανόνων μπορεί να είναι ένας παραγωγικός τρόπος δημιουργίας ενός περιβάλλοντος συνεργασίας.

Οι βασικοί κανόνες μπορούν να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

1. Σεβασμός στις απόψεις των άλλων.
2. Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να συνεισφέρουν.
3. Οι συζητήσεις που είναι ασήμαντες θα πρέπει να είναι περιορισμένες.
4. Συζητήστε αποκλειστικά τα θέματα και όχι τους ανθρώπινους χειρισμούς.
5. Συμφωνία για το πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις.
6. Οι πλευρικές συζητήσεις πρέπει να αποφεύγονται.

Καθ' όλη τη διάρκεια του εργαστηρίου, ο συντονιστής θα πρέπει να το κρατήσει το κοινό επικεντρωμένο στο θέμα επιβεβαιώνοντας τακτικά τις δραστηριότητες της συνεδρίας στο σκοπό και τα αποτελέσματα του εργαστηρίου.

4 Δημοσίευση περίληψης εργαστηρίου

Μετά το σεμινάριο, ο διαμεσολαβητής θα πρέπει να παρακολουθεί τις ανοιχτές στοιχεία δράσης που καταγράφηκαν στο εργαστήριο, την ολοκλήρωση της τεκμηρίωσης, και να το στείλετε στους συμμετέχοντες των εργαστηρίων και τυχόν ενδιαφερόμενους οι οποίοι θα πρέπει να ενημερώνονται για την προσπάθεια.

Τα εργαστήρια έχουν τα πλεονεκτήματα και τους περιορισμούς τους, τα οποία περιλαμβάνουν:

Πλεονεκτήματα

• Μπορεί να είναι ένα μέσο για να επιτευχθεί ένα έργο σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα.
• Παρέχει ένα μέσο για τους ενδιαφερόμενους φορείς να συνεργάζονται, να λαμβάνουν αποφάσεις και να παρέχουν αμοιβαία κατανόηση.
• Το κόστος διεξαγωγής ενός εργαστηρίου είναι συχνά χαμηλότερο από το κόστος διεξαγωγής πολλαπλών συνεντεύξεων.
• Οι συμμετέχοντες στο εργαστήριο μπορούν να παρέχουν άμεση ανατροφοδότηση για τα ζητήματα ή τις αποφάσεις.

Μειονεκτήματα 

• Ενδέχεται να είναι δύσκολο να προγραμματιστούν όλοι οι συμμετέχοντες των ενδιαφερομένων για το εργαστήριο.
• Ο συντονιστής και οι συμμετέχοντες πρέπει να είναι πολύ έμπειροι και ενημερωμένοι.
• Η πρόσκληση πολύ λίγων ή πάρα πολλών συμμετεχόντων μπορεί να οδηγήσει σε συλλογή μειωμένων αναγκών ή ζητήματα που είναι σημαντικά για ορισμένους ενδιαφερόμενους, ή στη λήψη αποφάσεων που δεν αντιπροσωπεύουν τις ανάγκες της πλειοψηφίας των ενδιαφερομένων.