Η ανάπτυξη μελετημένων εταιρικών πολιτικών συμβάλλει στη δημιουργία σαφών προσδοκιών για τους υπαλλήλους σας και μπορεί να προστατεύσει την επιχείρησή σας από πιθανά νομικά ζητήματα.
Αυτές οι πολιτικές μπορούν να καλύψουν βασικές αλληλεπιδράσεις, πιο συγκεκριμένες ανάγκες, όπως πωλήσεις και δαπάνες, ή πιο σοβαρά θέματα όπως η κατάχρηση ουσιών.
Για να δημιουργήσετε και να εφαρμόσετε πολιτικές της εταιρείας, καθορίστε τα κενά που πρέπει να αντιμετωπίσετε και συνεργαστείτε με την ομάδα σας για να δημιουργήσετε αντίστοιχες πολιτικές.
Αυτό το άρθρο απευθύνεται σε νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που θέλουν να αναπτύξουν πολιτικές εταιρειών για τον έλεγχο των υπαλλήλων και του χώρου εργασίας τους.
Το υψηλό ηθικό των εργαζομένων και η υψηλή αφοσίωση μπορούν να βοηθήσουν στην επιτυχία της επιχείρησής σας. Οι πολιτικές της εταιρείας μπορούν να ενισχύσουν αυτούς τους παράγοντες και να δώσουν δύναμη στην εταιρεία σας να ευδοκιμήσει - ειδικά αν η επιχείρησή σας μόλις ξεκινά.
Είτε έχετε ανοίξει τις πόρτες σας με ισχυρές πολιτικές της εταιρείας είτε έχετε ξεκινήσει χωρίς πολιτικές, μπορείτε πάντα να βελτιώσετε τις λειτουργίες του γραφείου σας. Πριν δημιουργήσετε ή ενημερώσετε τις πολιτικές σας, θα πρέπει να κατανοήσετε τους διαφορετικούς τύπους, ποιους χρειάζεται η επιχείρησή σας και πώς να τις εφαρμόσετε.
Ποιες είναι οι πολιτικές της εταιρείας;
Οι πολιτικές της εταιρείας είναι κανόνες που διέπουν τον κώδικα δεοντολογίας μιας εταιρείας. Ισχύουν τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους εργοδότες και μπορούν να διέπουν τη συμπεριφορά τόσο εντός όσο και εκτός του χώρου εργασίας. Οι πολιτικές της εταιρείας είναι συνήθως γραπτές πολιτικές που περιλαμβάνονται στο εγχειρίδιο εργαζομένων της επιχείρησής σας .
Οι περισσότεροι εργοδότες που καθορίζουν τις πολιτικές της εταιρείας το κάνουν για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι έχουν ορισμένα εγγυημένα δικαιώματα, ενισχύοντας ενδεχομένως το ηθικό. Ένας χώρος εργασίας με σταθερές πολιτικές της εταιρείας μπορεί να είναι λιγότερο επιρρεπής σε δυσαρέσκεια των εργαζομένων ή, ακόμη χειρότερα, σε αγωγές από νυν ή πρώην προσωπικό.
Βασικό συμπέρασμα: Οι πολιτικές της εταιρείας καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι και οι εργοδότες πρέπει να αλληλεπιδρούν, να συμπεριφέρονται και να εργάζονται τόσο εντός όσο και εκτός του χώρου εργασίας.
Τι είδους πολιτικές έχουν οι εταιρείες;
Υπάρχουν πολλοί τύποι εταιρικών πολιτικών που μπορούν να ορίσουν οι εργοδότες. Αυτά είναι μερικά από τα πιο κοινά.
Πολιτικές συμπεριφοράς των εργαζομένων
Η πολιτική συμπεριφοράς των εργαζομένων θέτει τους κανόνες που πρέπει να ακολουθούν όλοι οι εργαζόμενοι κατά τη διάρκεια της εργασίας τους σε εσάς. Κυβερνά θέματα της καθημερινότητας, όπως ο κώδικας ένδυσης στο χώρο εργασίας και πιο σοβαρές παραβάσεις, όπως η σεξουαλική παρενόχληση . Όταν πρόκειται για νομικά εκτελέσιμα θέματα όπως η σεξουαλική παρενόχληση, μια σταθερή πολιτική της εταιρείας που απαγορεύει (και ορίζει) τη σεξουαλική παρενόχληση μπορεί να προστατεύσει τον οργανισμό σας από την ευθύνη σε περίπτωση που προκύψει αγωγή.
Οι πολιτικές συμπεριφοράς των εργαζομένων ενδέχεται επίσης να αντιμετωπίσουν αυτά τα ζητήματα:
Ασφάλεια στο χώρο εργασίας
Αποδεκτή συμπεριφορά στο χώρο εργασίας
Αποδεκτός υπολογιστής στο χώρο εργασίας και χρήση διαδικτύου
Καταχρήσεις εξουσίας, όπως εκφοβισμός συναδέλφων ή υφισταμένων
Ο ορισμός ενός εχθρικού περιβάλλοντος εργασίας και πώς να το αποφύγετε
Διατάξεις για τη διατήρηση αυτών των πολιτικών κατά τη διάρκεια εξ αποστάσεως εργασίας ή άλλων αλληλεπιδράσεων εκτός γραφείου
Οι πολιτικές συμπεριφοράς των εργαζομένων ενδέχεται επίσης να περιλαμβάνουν τρόπους πειθαρχικής δράσης εάν οι εργαζόμενοι δεν τηρήσουν αυτές. Σε πρώιμες περιπτώσεις κακής συμπεριφοράς, η πειθαρχική ενέργεια μπορεί να είναι απλές προειδοποιήσεις, αλλά σε μεταγενέστερες περιπτώσεις, η πειθαρχική ενέργεια μπορεί να είναι τερματισμός.
Πολιτικές κατά των διακρίσεων και ίσων ευκαιριών
Η σεξουαλική παρενόχληση στο χώρο εργασίας είναι μια μορφή διάκρισης λόγω φύλου . Οι πολιτικές για την καταπολέμηση των διακρίσεων και τις ίσες ευκαιρίες μπορούν να προχωρήσουν περισσότερο από τις πολιτικές συμπεριφοράς των εργαζομένων για την απαγόρευση της σεξουαλικής παρενόχλησης και άλλων μορφών προκατειλημμένης συμπεριφοράς. Μπορούν επίσης να απαγορεύσουν στα μέλη της ομάδας, να προσλάβουν διευθυντές και ομάδες διαχείρισης να αλληλεπιδρούν με συναδέλφους με διαφορετική βάση τη φυλή, το φύλο, τον σεξουαλικό προσανατολισμό, την ηλικία, τη θρησκεία ή άλλα προσωπικά δημογραφικά στοιχεία.
Πολιτικές κοινωνικών μέσων
Μια πολιτική εταιρικής κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να διέπει διάφορους τύπους συμπεριφοράς των εργαζομένων. Μπορεί να επιτύχει μια ομοιόμορφη φωνή στα κανάλια κοινωνικής δικτύωσης της εταιρείας. Μια ισχυρή πολιτική κοινωνικών μέσων ενημέρωσης μπορεί επίσης να διέπει όχι μόνο τη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης των εργαζομένων κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας, αλλά και τι μπορούν και δεν μπορούν να πουν οι εργαζόμενοι για την εταιρεία τόσο κατά τη διάρκεια όσο και εκτός των ωρών εργασίας.
Πολιτικές ασφάλειας στο χώρο εργασίας
Για να προστατεύσετε τον χώρο γραφείου, τα αντικείμενα, την πνευματική ιδιοκτησία και τα εργαλεία εργασίας της εταιρείας σας, ίσως θελήσετε να εφαρμόσετε πολιτικές ασφάλειας στο χώρο εργασίας. Αυτές οι πολιτικές καθορίζουν την ταυτότητα που θα πρέπει να επιδείξουν οι εργαζόμενοι για να εισέλθουν στην ιδιοκτησία της εταιρείας, ειδικά εκτός των ωρών εργασίας. Μπορούν επίσης να καθορίσουν τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοι μπορούν να αποσυνδέσουν αντικείμενα εργασίας, όπως φορητούς υπολογιστές, εάν πρέπει να ληφθούν από το γραφείο.
Οι πολιτικές ασφάλειας στο χώρο εργασίας μπορούν επίσης να αντιμετωπίσουν τις πρακτικές ασφάλειας στον κυβερνοχώρο σε μεγαλύτερο βάθος. Οι πολιτικές για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο μπορεί να καθορίζουν πόσο συχνά οι εργαζόμενοι πρέπει να αλλάζουν τους κωδικούς πρόσβασής τους, να επιβάλλουν κωδικούς πρόσβασης ορισμένης ισχύος και να περιορίζουν τη χρήση προσωπικών συσκευών που φέρνουν οι εργαζόμενοι στο χώρο εργασίας από το εξωτερικό του γραφείου.
Πολιτικές συμμετοχής
Οι πολιτικές προσέλευσης καθορίζουν τους χρόνους κατά τους οποίους οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι παρόντες για εργασία. Μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν διατάξεις για απομακρυσμένη εργασία και διαδικασίες για την ενημέρωση των εποπτικών αρχών για καθυστερημένες αφίξεις ή πρόωρες αναχωρήσεις. Οι πολιτικές για τα χρονικά όρια τείνουν να περιλαμβάνουν ένα μεγάλο υποτμήμα των πολιτικών παρακολούθησης της εταιρείας.
Η πολιτική για τα χρονικά όρια θα πρέπει να περιλαμβάνει διατάξεις για άδεια ασθενείας, προσωπικές ημέρες, διακοπές, άδεια ψήφου και άλλες μορφές απουσίας εργασίας. Θα πρέπει να αναφέρετε με σαφήνεια πόσες ημέρες παίρνει ο κάθε εργαζόμενος για αυτές τις μορφές απουσίας πριν αντιμετωπίσει ενδεχομένως πειθαρχική δίωξη ή τερματισμό. (Πολλές πολιτείες έχουν νόμους που καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι μπορούν να συσσωρεύουν άδεια ασθενείας και να τη χρησιμοποιούν κατά τη διάρκεια ενός ημερολογιακού έτους, οπότε αναζητήστε νόμους για το κράτος σας πριν ορίσετε μια πολιτική.)
Πολιτικές κατάχρησης ουσιών
Πολλοί εργοδότες αναθέτουν τη δοκιμή ναρκωτικών κατά τη διάρκεια όχι μόνο της διαδικασίας υποβολής αίτησης εργασίας αλλά και της απασχόλησης. Οι πολιτικές κατάχρησης ουσιών εξηγούν τις πολιτικές δοκιμών μιας εταιρείας και μπορούν επίσης να απαγορεύσουν στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν ναρκωτικά, καπνό ή αλκοόλ κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας, ακόμη και εκτός αυτών.
Πολιτικές δαπανών
Μερικές φορές, οι υπάλληλοί σας θα πρέπει να ξοδέψουν χρήματα για λογαριασμό της εταιρείας σας. Οι πολιτικές δαπανών καθορίζουν ποιες κατηγορίες δαπανών των εργαζομένων είναι επιστρεπτέες, πώς πρέπει να παρακολουθούνται και να καταγράφονται αυτά τα έξοδα και πώς η εταιρεία σας θα αποπληρώνει τους υπαλλήλους για αυτά τα έξοδα.
Πολιτικές πώλησης
Εάν η εταιρεία σας διαθέτει εσωτερική ομάδα πωλήσεων ή προσλάβετε ανεξάρτητους εργολάβους για σκοπούς πωλήσεων, ίσως θελήσετε να καθορίσετε πολιτικές πωλήσεων. Οι πολιτικές πώλησης καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο οι πωλητές της εταιρείας σας πρέπει να αλληλεπιδρούν με τους τρέχοντες και πιθανούς πελάτες. Ενώ οι περισσότερες πολιτικές της εταιρείας πρέπει να είναι γραμμένες, ορισμένοι ειδικοί υποστηρίζουν ότι μια πολιτική πωλήσεων μπορεί να καθοριστεί προφορικά.
Πολιτικές προσωπικού
Μια πολιτική προσωπικού μπορεί να συνδυάζει θέματα από κάθε έναν από τους προαναφερθέντες τύπους πολιτικών, ενώ επεκτείνεται σε αυτά. Μπορεί να καλύπτει σεξουαλική παρενόχληση, διακρίσεις, παρακολούθηση, άδεια, ασφάλεια και κατάχρηση ουσιών, ενώ συζητά επίσης την αποζημίωση των εργαζομένων, τις παροχές, τα δικαιώματα στην ιδιωτική ζωή και τις μεθόδους υποβολής παραπόνων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η πολιτική προσωπικού είναι εντελώς συνώνυμη με ένα εγχειρίδιο εργαζομένων.
Βασικό συμπέρασμα : Οι πολιτικές της εταιρείας μπορούν να καλύψουν τη συμπεριφορά των εργαζομένων, τα μέτρα κατά των διακρίσεων, τη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, την ασφάλεια στο χώρο εργασίας, τη συμμετοχή, την κατάχρηση ουσιών, τις δαπάνες, τις πωλήσεις και θέματα προσωπικού.
Πώς να καθορίσετε τους τύπους πολιτικών που χρειάζεστε
Για να καθορίσετε τους τύπους πολιτικών που χρειάζεστε, ανατρέξτε στην ομάδα και στο χώρο εργασίας σας για προβληματικές περιοχές. Αυτοί οι τομείς θα πρέπει να ενημερώνουν τις νέες πολιτικές σας επιλογές.
Εάν δείτε ότι οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιούν υπερβολικά τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης κατά τις ώρες εργασίας, μπορεί να χρειαστείτε μια πολιτική κοινωνικών μέσων.
Εάν δυσκολεύεστε να παρακολουθήσετε τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιούν τα χρήματα της εταιρείας σας, ίσως χρειαστεί μια πολιτική εξόδων.
Εάν οι υπάλληλοί σας ισχυρίζονται ότι άλλοι εργαζόμενοι τους έχουν παρενοχλήσει σεξουαλικά, μπορεί να χρειαστείτε πολιτική συμπεριφοράς υπαλλήλων.
Εάν οι υπάλληλοί σας δυσκολεύονται να φτάσουν εγκαίρως στο γραφείο, μπορεί να χρειαστείτε μια πολιτική παρακολούθησης.
Εάν οι πωλήσεις σας επεκτείνονται, μπορεί να χρειαστείτε μια πολιτική πωλήσεων - και δεδομένου ότι η λειτουργία σας επεκτείνεται, μια καθολική γραπτή πολιτική μπορεί να είναι ανώτερη από μια λεκτική πολιτική.
Εάν έχετε ήδη εφαρμόσει σχετικές πολιτικές αλλά εξακολουθούν να υπάρχουν αυτές οι προβληματικές περιοχές, ίσως θελήσετε να τροποποιήσετε τις τρέχουσες πολιτικές σας αντί να δημιουργήσετε νέες.
Βασικό συμπέρασμα: Για να καθορίσετε τις πολιτικές που μπορεί να χρειάζεται η εταιρεία σας, προσδιορίστε προβληματικές περιοχές και σκεφτείτε πώς μπορείτε να τις αντιμετωπίσετε.
Πώς να αναπτύξετε τις πολιτικές της εταιρείας
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να αναπτύξετε τις πολιτικές της εταιρείας σας:
- Θέστε στόχους.
Αναφέραμε προηγουμένως ότι πρέπει να προσδιορίσετε προβληματικούς τομείς για να γνωρίζετε ποιες πολιτικές της εταιρείας πρέπει να εφαρμόσετε. Ο καθορισμός στόχων είναι παρόμοιος: Προσδιορίστε τι σκοπεύετε να επιτύχετε με τις νέες ή τροποποιημένες πολιτικές της εταιρείας σας πριν τους καθορίσετε.
Συμπεριλάβετε αυτούς τους στόχους στο κείμενο της γραπτής πολιτικής. Με αυτόν τον τρόπο, οι υπάλληλοί σας γνωρίζουν γιατί υπάρχει η πολιτική και πώς να την τηρούν. Στην ιδανική περίπτωση, οι πολιτικές σας θα κάνουν λάθος από τη μικρή πλευρά, ενώ παραμένουν ολοκληρωμένες.
- Δημιουργήστε τις πολιτικές σας από δείγματα.
Ακόμη και οι καλύτερες πολιτικές της εταιρείας ενδέχεται να μην είναι επιτυχημένες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να ανατρέξετε σε δείγματα πολιτικών κατά τη δημιουργία της δικής σας. Σίγουρα, εάν έχετε μια συγκεκριμένη πολιτική που θέλετε να εφαρμόσετε, τότε άλλες εταιρείες έχουν εφαρμόσει παρόμοιες πολιτικές - και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δική τους για να καθοδηγήσετε τη δική σας.
- Δημιουργήστε την πολιτική.
Έχοντας κατά νου τους στόχους σας, δείγματα πολιτικών στο πλευρό σας και δέσμευση να τους κρατήσετε συνοπτικούς, θα πρέπει να συντάξετε την πολιτική σας. Συγκεντρώστε πληροφορίες από τους υπαλλήλους σε όλη τη διαδικασία δημιουργίας και τροποποιήστε τις πολιτικές σας με βάση αυτά τα σχόλια. Για να διασφαλίσετε μια ολοκληρωμένη πολιτική, σκεφτείτε μερικά ρεαλιστικά σενάρια στο χώρο εργασίας και εφαρμόστε τις πολιτικές σας σε αυτές τις εκδηλώσεις. Εάν η γραπτή πολιτική σας επιτυγχάνει ως επί το πλείστον τα επιθυμητά αποτελέσματα, τότε καλό είναι να προχωρήσετε.
- Ενσωματώστε τις διοικητικές και νομικές σας ομάδες.
Εάν χρειάζεστε τη διοίκηση της εταιρείας σας για να υπογράψετε τις νέες πολιτικές σας, θα πρέπει να λάβετε αυτήν την έγκριση πριν την πλήρη εφαρμογή τους. Εάν έχετε νομική ομάδα, θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι πολιτικές σας ελαχιστοποιούν την ευθύνη της εταιρείας σας σε μεγάλη ποικιλία σεναρίων.
- Προσθέστε την πολιτική της εταιρείας στο εγχειρίδιο των εργαζομένων σας.
Μόλις ολοκληρωθεί, προσθέστε τη νέα πολιτική στο εγχειρίδιο υπαλλήλων σας. Στη συνέχεια, επανεκδώστε το εγχειρίδιο στους υπαλλήλους σας, υποδεικνύοντας πού μπορούν να βρουν τη νέα πολιτική. Πείτε στους υπαλλήλους σας να το διαβάσουν, καλώντας τους να παρέχουν σχόλια και να κάνουν ερωτήσεις.
- Ζητήστε από τους υπαλλήλους να το υπογράψουν.
Με την πολιτική να έχει ολοκληρωθεί και να αναθεωρηθεί από το προσωπικό, οι υπάλληλοί σας πρέπει να την υπογράψουν για να επιβεβαιώσουν ότι την έχουν διαβάσει και κατανοούν. Κάθε υπάλληλος πρέπει να διατηρεί υπογεγραμμένο αντίγραφο της πολιτικής στα αρχεία του.
Βασικό συμπέρασμα : Για να δημιουργήσετε αποτελεσματικές πολιτικές της εταιρείας, πρέπει να θέσετε στόχους, να χρησιμοποιήσετε δείγματα ως οδηγό και να συνεργαστείτε με την ομάδα σας για να θεσπίσετε κανόνες που όλοι θεωρούν δίκαιους.
Ποια είναι παραδείγματα πολιτικών της εταιρείας;
Τώρα που γνωρίζετε τους τύπους πολιτικών της εταιρείας, πώς να αποφασίσετε ποιες πολιτικές χρειάζεστε και πώς να τις εφαρμόσετε, ίσως θελήσετε να δείτε παραδείγματα και πρότυπα πολιτικών της εταιρείας για να έχετε μια αίσθηση για το πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας. Ακολουθούν πολλά πρότυπα που μπορεί να θέλετε να ελέγξετε:
Πολιτική συμπεριφοράς των εργαζομένων
Πολιτική κατά των διακρίσεων και ίσων ευκαιριών
Πολιτική στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
Πολιτική ασφάλειας στο χώρο εργασίας
