Προστατέψτε το χρόνο σας
@BusinessConsulting
Η μεγιστοποίηση της παραγωγικότητάς σας έχει να κάνει με την ιεράρχηση των πιο σημαντικών εργασιών σας και τη μείωση ή την αυτοματοποίηση των λιγότερο πολύτιμων. Περιλαμβάνει επίσης να γνωρίζετε πόσο χρόνο θα διαρκέσει καθεμία από τις εργασίες σας.
Συλλογικά, αυτό είναι γνωστό ως προστασία του χρόνου σας και το να μάθετε πώς να το κάνετε είναι το κλειδί για τον καθορισμό στόχων παραγωγικότητας. Μόνο όταν γνωρίζετε πόση αξία παράγει μια εργασία και σε πόσο χρόνο μπορείτε να αρχίσετε να ορίζετε ρεαλιστικά, αποτελεσματικά αποτελέσματα-στόχους.
Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο στόχων SMART
@BusinessConsulting
Όλοι οι σπουδαίοι προσωπικοί και ομαδικοί στόχοι είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, επιτεύξιμοι, σχετικοί και χρονικά δεσμευμένοι—ή, για να χρησιμοποιήσουμε μια κοινή συντομογραφία, είναι στόχοι SMART . Ακολουθούν οι ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε για κάθε γράμμα στο SMART για τους στόχους παραγωγικότητάς σας:
- Συγκεκριμένα : Ποια μέλη της ομάδας θα εργαστούν προς ποιο αποτέλεσμα και πώς;
- Μετρήσιμο : Πώς μπορείτε να ποσοτικοποιήσετε αυτόν τον στόχο και ποια αριθμητικά αποτελέσματα θεωρούνται επιτυχία;
- Εφικτό : Τι θα χρειαζόταν για να πετύχετε τον στόχο σας; Το έχετε και μπορείτε να το αποκτήσετε αν δεν το έχετε ακόμα;
- Σχετικό : Ο στόχος σας ευθυγραμμίζεται με τις δηλώσεις αποστολής και οράματος του οργανισμού σας ή με τις ανάγκες των πελατών;
- Χρονικό όριο : Σε ποιο χρονικό πλαίσιο μπορείτε να φτάσετε ρεαλιστικά τον στόχο σας;
Χωρίστε τις εργασίες σε μικρότερες ενέργειες
@BusinessConsulting
Η βελτίωση της παραγωγικότητας μπορεί να μοιάζει λιγότερο συντριπτική όταν διαχωρίζετε μια μεγάλη εργασία σε μικρότερη. Η δημιουργία ενός οδικού χάρτη με ορόσημα του έργου και ο εορτασμός των νικών των μελών της ομάδας σας στην πορεία είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να το πετύχετε. Το ίδιο συμβαίνει και με τη δημιουργία ημερήσιων, εβδομαδιαίων ή μηνιαίων εργασιών —ή μερικών από την καθεμία— για εσάς και την ομάδα σας. Όπως και να το κάνετε, ένα σχέδιο βήμα προς βήμα κάνει πιο ρεαλιστική προοπτική να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.
Προγραμματίστε τον χρόνο σας
@BusinessConsulting
Η αποτελεσματική διαχείριση του ημερολογίου σας είναι μια από τις καλύτερες στρατηγικές διαχείρισης χρόνου για κάθε αρχηγό ομάδας και τις άμεσες αναφορές του. Είναι επίσης ένα όφελος για τον καθορισμό στόχων παραγωγικότητας— η δημιουργία ενός εβδομαδιαίου προγράμματος μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να επιτύχει περισσότερα αποτελέσματα υψηλής αξίας την εβδομάδα.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε προσθέσει όλες τις συναντήσεις της ομάδας σας στο ημερολόγιό σας και βλέπετε μια τελείως ανοιχτή ημέρα την Τετάρτη. Αυτή είναι μια εξαιρετική μέρα για να εστιάσετε όλα τα μέλη της ομάδας σας στα πιο σημαντικά καθήκοντά τους. Η δημιουργία μεγάλης αξίας για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας είναι η ουσία της αύξησης της παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας.
Παραμείνετε ευέλικτοι και προσαρμόσιμοι
@BusinessConsulting
Οι καλύτεροι στόχοι δεν τίθενται σε πέτρα. Κατά πάσα πιθανότητα, θα χρειαστεί να τα προσαρμόσετε στην πορεία. Ίσως εμφανιστούν απροσδόκητα νέες ανάγκες πελατών ή κάποιο μέλος της ομάδας αρρωσταίνει και παίρνει άδεια, αναμορφώνοντας έτσι την ανάθεση εργασιών σας . Η μαθησιακή ευελιξία και προσαρμοστικότητα καθιστούν δυνατότερο τον καθορισμό στόχων παραγωγικότητας.
Σκεφτείτε το ως εξής: Ο νόμος του Μέρφι προτείνει ότι ο σχεδιασμός για το καλύτερο και η προσδοκία λίγο λιγότερο από αυτό είναι έξυπνη οργανωτική πρακτική. Ένας στόχος παραγωγικότητας που στοχεύει λίγο χαμηλότερα από αυτό που πραγματικά θέλετε να βρίσκεστε, μπορεί να αφήσει ένα καλό buffer για το εάν τα πράγματα πάνε στραβά.
Ελέγχετε τακτικά την πρόοδο
@BusinessConsulting
Δεδομένου ότι οι στόχοι παραγωγικότητας πέφτουν και πέφτουν, είναι καλύτερο να παρακολουθείτε την πρόοδό σας προς αυτούς και να τους προσαρμόσετε ανάλογα. Ένα εργαλείο όπως το Fellow μπορεί να βοηθήσει στην παροχή του πλαισίου για αυτήν την παρακολούθηση προόδου.
Οι στόχοι και τα βασικά αποτελέσματα (OKR) και τα στοιχεία δράσης του Fellow σάς επιτρέπουν να ορίζετε και να καταγράφετε ιδανικά αποτελέσματα για την ομάδα σας και να διαιρείτε τις εργασίες που χρειάζεστε για να φτάσετε εκεί. Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να δείτε τα στοιχεία δράσης της ομάδας σας για να παρακολουθήσετε την πρόοδο όλων και, στη συνέχεια, να τροποποιήσετε τους στόχους σας όπως απαιτείται. Θα βρείτε τη σωστή ισορροπία μεταξύ υψηλής παραγωγικότητας και μιας ομάδας που δεν καταπονείται υπερβολικά, κάτι που οδηγεί σε πιο αποτελεσματικό καθορισμό στόχων παραγωγικότητας.
Βρείτε κίνητρα
@BusinessConsulting
Η οικοδόμηση μικρών ανταμοιβών στους στόχους παραγωγικότητας μπορεί να σας κάνει πιο πιθανό να φτάσετε στη γραμμή τερματισμού εγκαίρως. Διαλείμματα, βόλτες, σνακ, ώρα τηλεφώνου - οτιδήποτε μπορεί να αποτελέσει κίνητρο για έναν στόχο παραγωγικότητας. Πέντε λεπτά χρόνου στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μετά από μια ώρα διακοπτόμενης εργασίας μπορούν να κάνουν τον προορισμό να φαίνεται πολύ πιο γλυκός στην αρχή.
Εάν μια ώρα συνεχούς εργασίας ακούγεται πολύ μεγάλη, υπάρχει πάντα η μέθοδος Pomodoro . Αυτή η προσέγγιση περιλαμβάνει διαλείμματα 5 λεπτών μετά από σπριντ εργασίας 25 λεπτών και κάθε ένας από αυτούς τους συνδυασμούς σπριντ και διαλείμματος είναι ένα Pomodoro. Μετά από τέσσερα Pomodoros, έχετε ένα ακόμη μεγαλύτερο διάλειμμα 15 έως 30 λεπτών. Δεδομένου ότι τα διαλείμματα συσχετίζονται με μεγαλύτερη παραγωγικότητα , η ενσωμάτωση της μεθόδου Pomodoro στους στόχους σας μπορεί να οδηγήσει σε πιο αποτελεσματικούς στόχους.
Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών
@BusinessConsulting
Κοιτάξτε πίσω στον ορισμό των στόχων SMART για ένα δευτερόλεπτο. Το "A" σημαίνει "επιτεύσιμο", αλλά μπορείτε επίσης να το αφήσετε να σημαίνει "φιλόδοξο". Τούτου λεχθέντος, οι πιο φιλόδοξοι στόχοι σας είναι πολύ πιο πιθανό να επιτευχθούν εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης εργασιών . Με το λογισμικό διαχείρισης εργασιών, διευκολύνετε την ανάθεση και την ιεράρχηση εργασιών, την ομαδική επικοινωνία και τη σαφή οργάνωση εργασιών. Αυτές οι διαδικασίες οδηγούν επίσης στο να κάνει η ομάδα σας περισσότερα σε λιγότερο χρόνο - τελικά να είναι πιο παραγωγική.
Ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών όπως το Fellow μπορεί να συμβάλει στην αύξηση της ιδιοκτησίας, της υπευθυνότητας και της απόδοσης με ένα κεντρικό αρχείο αποφάσεων και ανατεθειμένων εργασιών, φέρνοντας τους πιο φιλόδοξους στόχους παραγωγικότητας πιο προσιτούς.
Πως μπορεί να σας βοηθήσει το insTech
Οι άνθρωποι μας στο ψηφιακό οικοσύστημα του insTech βοηθούν Agents & Brokers να μεταμορφώσουν τις ....
Στόχος διαχείρισης χρόνου
@BusinessConsulting
Παράδειγμα στόχου : Αυτόν τον μήνα, αφιερώστε μία ακόμη ώρα την εβδομάδα σε αντίγραφο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απελευθερώστε αυτήν την ώρα ξοδεύοντας μισή ώρα λιγότερη κάθε εβδομάδα για τη δημιουργία αναφορών και την μη αυτόματη αποστολή email μάρκετινγκ.
Γιατί λειτουργεί : Με αυτόν τον στόχο, γνωρίζετε ακριβώς τι θέλετε να επιτύχετε, σε ποια περίοδο και πώς. Επιπλέον, σχετίζεται άμεσα με τη δουλειά μάρκετινγκ και είναι εγγενώς χρονικά δεσμευμένη. Και με τα εργαλεία λογισμικού μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πλήρως τις αναφορές και την αποστολή email.
Στόχος ανάπτυξης δεξιοτήτων
@BusinessConsulting
Παράδειγμα στόχου : Ολοκληρώστε με επιτυχία ένα αυτοδύναμο διαδικτυακό μάθημα για να προετοιμαστείτε για τις εξετάσεις για πιστοποιημένο δημόσιο λογιστή τους επόμενους τρεις μήνες. Καθίστε και περάστε τις εξετάσεις για να προσφέρω περισσότερες λογιστικές υπηρεσίες στον οργανισμό μου και να χρεώνω υψηλότερες τιμές.
Γιατί λειτουργεί : Αυτός ο στόχος ονομάζει τους πόρους που θα χρειαστείτε για να επιτύχετε έναν ρεαλιστικό στόχο που βασίζεται σε δεξιότητες. Επίσης, συσχετίζει τις νέες δεξιότητές σας με τον τρόπο με τον οποίο θα προσφέρετε περισσότερη αξία στον οργανισμό σας.
Στόχος ισορροπίας επαγγελματικής και προσωπικής ζωής
@BusinessConsulting
Παράδειγμα στόχου : Πάρτε και τις τέσσερις εβδομάδες του χρόνου των αμειβόμενων διακοπών μου φέτος, καθώς και μία επιπλέον εβδομάδα διακοπών χωρίς αμοιβή. Βρείτε 2.000 $ για ανεξάρτητη ή δευτερεύουσα εργασία κατά τη διάρκεια του έτους για να αναπληρώσετε το χρόνο απλήρωτης άδειας.
Γιατί λειτουργεί : Αν και μπορεί να είναι δύσκολο να ζητήσετε άδεια, ο ίδιος ο χρόνος είναι εύκολο να ξεχωρίσετε από το πρόγραμμά σας. Επιπλέον, αξίζει πάντα να επαναλαμβάνουμε ότι τα διαλείμματα και η παραγωγικότητα συσχετίζονται. Αυτό σημαίνει ότι όλοι οι στόχοι ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής διπλασιάζονται ως στόχοι παραγωγικότητας—και εφόσον αυτός είναι μετρήσιμος και χρονικά δεσμευμένος, είναι και υψηλής ποιότητας.
Οργανωτικός στόχος
@BusinessConsulting
Παράδειγμα στόχου : Εφαρμόστε λογισμικό διαχείρισης εργασιών μέσα στους επόμενους τρεις μήνες και δοκιμάστε το με όλα τα έργα και τις εργασίες για δύο πελάτες. Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες αυτοματισμού του λογισμικού για να ολοκληρώσετε τρεις ακόμη εργασίες ανά πελάτη την εβδομάδα.
Γιατί λειτουργεί : Είναι σαφές τι πρέπει να κάνετε για να επιτύχετε αυτόν τον στόχο και μέχρι πότε—και ποιος αριθμός αποτελεσμάτων σημαίνει επιτυχία. Επιπλέον, δεδομένου ότι το λογισμικό διαχείρισης εργασιών είναι συνήθως εύκολο στη ρύθμιση, αυτός ο στόχος είναι εφικτός. Είναι επίσης σχετικό, καθώς, όταν αναρωτιέστε πώς να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα, το λογισμικό διαχείρισης εργασιών είναι συχνά η απάντηση.
Στόχος βελτίωσης της ποιότητας
@BusinessConsulting
Παράδειγμα στόχου : Ζητήστε από τον προϊστάμενό μου έναν έλεγχο απόδοσης του διευθυντή. Προσδιορίστε δύο βασικούς τομείς βελτίωσης, ορίστε στόχους και βασικά αποτελέσματα για τον καθένα και επιτύχτε τα μέσα στο επόμενο τρίμηνο.
Γιατί λειτουργεί : Αυτός ο στόχος είναι άμεσος και ξεκάθαρος και σίγουρα μπορείτε να τον μετρήσετε. Επιπλέον, έχετε ένα προκαθορισμένο χρονικό διάστημα για να το πετύχετε και το αποτέλεσμα θα είναι αυξημένη παραγωγικότητα. Από τον έλεγχο όλων των πλαισίων SMART έως την απόκτηση περισσότερης αξίας από τον χρόνο σας στη δουλειά, αυτός ο στόχος τα κάνει όλα.
Συμβουλή αποχωρισμού
@BusinessConsulting
Οποιοσδήποτε μετρήσιμος, εφικτός στόχος που θέτετε για να πετύχετε περισσότερα μέσα σε μια συγκεκριμένη περίοδο είναι ένας κορυφαίος στόχος παραγωγικότητας για εσάς και την ομάδα σας. Μιλώντας για την ομάδα σας, μπορεί να τα καταφέρετε καλύτερα λαμβάνοντας τη συμβολή των μελών της ομάδας σας καθώς αναπτύσσετε και θέτετε τους στόχους σας. Εξάλλου, μπορεί να γνωρίζουν καλύτερα από εσάς εάν οι εργασίες που αναθέτετε είναι επιτεύξιμες, κάτι που είναι το κλειδί για την επίτευξη SMART στόχων.
Σχετικά με τους συγγραφείς
Konstantinos Paterakis
(I write about tech, cyber & finance)
- Business Coach, Digital Marketeer, Author
- Insurance Risk Management Analyst, CyRM
- Co-Founder entrepreneurship ecosystem insTech,
- Co-Founder & Μέλος Δ.Σ. cluster Panormos
