Αφού ορίσετε τις τιμές σας και να παρατάξετε τους πελάτες, ήρθε η ώρα να πληρώσετε για τις συμβουλευτικές σας υπηρεσίες στέλνοντας στους πελάτες σας ένα τιμολόγιο. Ένα τιμολόγιο, επίσης γνωστό απλώς ως λογαριασμός, είναι σημαντικό γιατί πρόκειται να πληρώσετε όσα οφείλετε από έναν πελάτη για την εργασία που μόλις ολοκληρώσατε.
Βασικά τιμολόγια
Ενώ τα τιμολόγια μπορεί να διαφέρουν από άτομο σε άτομο και από κλάδο σε βιομηχανία, συνήθως περιλαμβάνουν:
- Η λέξη «Τιμολόγιο» στο επάνω μέρος του εγγράφου.
- Ένας αριθμός τιμολογίου για τη διαχείριση των τιμολογίων σας, ώστε να μπορείτε να δείτε ποια έχουν πληρωθεί και ποια τιμολόγια εκκρεμούν. Οι αριθμοί τιμολογίου χρησιμοποιούνται επίσης για φορολογικούς σκοπούς σε περίπτωση που υποβληθείτε σε έλεγχο. Βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε τον ίδιο αριθμό και ξεκινήστε με το 001.
- Η ημερομηνία αποστολής του λογαριασμού, καθώς και η ημερομηνία που αναμένεται να πληρωθεί. Τα περισσότερα τιμολόγια πληρώνονται εντός 30, 60 ή 90 ημερών από την αποστολή του τιμολογίου.
- Μια αναλυτική περιγραφή της εργασίας σας, όπως ανάλυση των διαφόρων συνιστωσών του έργου σας και τι κοστίζει κάθε ένα.
- Το συνολικό οφειλόμενο ποσό που χρεώνετε τον πελάτη για τις υπηρεσίες σας.
- Τα τιμολόγια πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν το όνομα, τη διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας τόσο για εσάς όσο και για τον πελάτη σας σε περίπτωση που πρέπει να επικοινωνήσετε μεταξύ τους.
Ακόμα και αν τα τιμολόγιά σας περιέχουν τα στοιχεία που αναφέρονται παραπάνω, θα θελήσετε να δημιουργήσετε ένα πιο επαγγελματικό τιμολόγιο που θα σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε από τα άλλα τιμολόγια που συσσωρεύονται στο γραφείο του πελάτη σας. Και, αυτό πιθανώς θα βελτιώσει τις πιθανότητές σας να φτάσετε στην ώρα σας.
- Έχετε γραπτές πολιτικές πληρωμής . Οι πολιτικές πληρωμής σας θα έπρεπε να είχαν συζητηθεί όταν εσείς και ο πελάτης υπογράψατε ένα συμβόλαιο και θα έπρεπε επίσης να είναι γραπτώς. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει το ποσοστό που θα χρεώσετε για καθυστερημένες χρεώσεις, εκπτώσεις για πρόωρες πληρωμές, πρόσθετες χρεώσεις, προκαταβολές και πώς αναμένεται να πληρωθείτε.
- Αποδοχή πολλαπλών τρόπων πληρωμής . Ποια είναι η προτιμώμενη μέθοδος πληρωμής; Επιταγές, πιστωτικές κάρτες ή πύλες πληρωμής τρίτων, όπως το PayPal. Ακόμα κι αν έχετε προτίμηση, θα πρέπει να αποδεχτείτε πολλές διαφορετικές επιλογές πληρωμής, έτσι ώστε ο πελάτης σας να πληρώνει πιο εύκολα το τιμολόγιο. Εάν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία όπως το Due.com, μπορείτε να αποδεχτείτε πολλές πληρωμές, όπως πιστωτικές κάρτες και PayPal.
- Επιχειρηματική δομή και φόροι . Αυτό μπορεί να μην είναι μια προφανής ανησυχία για όλους τους συμβούλους, αλλά ακόμα κι αν είστε αποκλειστικός ιδιοκτήτης , είστε υπεύθυνοι για την καταβολή φόρων, οπότε βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε χρήματα για να πληρώσετε τους φόρους σας.
- Επωνυμία των τιμολογίων σας . Μπορείτε πραγματικά να ξεχωρίσετε τα τιμολόγιά σας ταιριάζοντας με την επωνυμία σας. Το Due.com , για παράδειγμα, σας επιτρέπει να προσθέσετε το λογότυπο και το πρότυπο της επωνυμίας σας που ταιριάζει καλύτερα στην επωνυμία σας.
- Χρησιμοποιήστε λογισμικό τιμολόγησης . Δεν υπάρχει έλλειψη επιλογών λογισμικού τιμολόγησης, οι οποίες μπορούν να κάνουν τη δημιουργία και την αποστολή τιμολογίων ένα αεράκι. Το Due.com είναι μια πλατφόρμα που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, επειδή μπορείτε να αποθηκεύσετε τις επαναλαμβανόμενες πληροφορίες των πελατών σας, ώστε να μην χρειάζεται να συνεχίζετε να εισάγετε τα στοιχεία τους κάθε φορά που τους στέλνετε ένα τιμολόγιο.
Ταχύτερη πληρωμή
Η δημιουργία επαγγελματικών τιμολογίων είναι απλώς ένα μέρος της πληρωμής για τις υπηρεσίες σας. Πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι πληρώνεστε κάθε φορά που πλησιάζει η ημερομηνία λήξης του τιμολογίου.
- Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα τιμολόγησης . Όταν ξεκινάτε μόνοι σας, ενδέχεται να μην συνειδητοποιήσετε ότι η τιμολόγηση είναι μια συχνή εργασία. Για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη, δημιουργήστε ένα πρόγραμμα τιμολόγησης. Θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο η τιμολόγηση του πελάτη σας μόλις ολοκληρώσετε ένα έργο. Θα μπορούσατε επίσης να τιμολογήσετε τους πελάτες σας εβδομαδιαία, δύο εβδομάδες ή μηνιαία. Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να χρειαστεί να συμμορφωθείτε με το πρόγραμμα πληρωμών του πελάτη σας. Εάν πληρώνουν την πρώτη του μήνα, τότε πρέπει να στείλετε το τιμολόγιό τους.
- Στείλτε το τιμολόγιο στο σωστό άτομο . Για να επιταχύνετε τη διαδικασία πληρωμής, βεβαιωθείτε ότι στέλνετε το τιμολόγιο στο σωστό άτομο. απλώς και μόνο επειδή ασχολείστε με έναν διαχειριστή έργου δεν σημαίνει ότι αυτός είναι ο άνθρωπος που πληρώνει το τιμολόγιό σας. Αντί να έχετε το τιμολόγιο να περάσει από πολλά χέρια, στείλτε το απευθείας στο άτομο που πραγματοποιεί την πληρωμή, όπως το λογιστικό τμήμα.
- Χρησιμοποιήστε ημέρες, όχι καθαρά . Δεν είναι όλοι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εξοικειωμένοι με τον όρο «καθαρό». Χρησιμοποιήστε μια φράση όπως "πληρωμή εντός 30 ημερών" αντί "καθαρή 30" για να καταστήσετε σαφές πότε ακριβώς πρέπει να πληρωθεί.
- Να είστε ευγενικοί . Εάν χρησιμοποιείτε όρους όπως "παρακαλώ" και "ευχαριστώ" στο κάτω μέρος του τιμολογίου σας, μπορείτε να αυξήσετε τις πιθανότητες να πληρώσετε εγκαίρως κατά 5% .
- Αυτόματη χρέωση . Με λογισμικό όπως το Due.com μπορείτε να αυτοματοποιήσετε λογαριασμούς εάν έχετε επαναλαμβανόμενους πελάτες. Αυτό σημαίνει ότι η πιστωτική κάρτα ή ο λογαριασμός ελέγχου του πελάτη θα αφαιρούνται αυτόματα σε συμφωνημένο ποσό σε μια καθορισμένη ημερομηνία κάθε μήνα.
- Ζητήστε κάτι εκ των προτέρων . Για όσους εργάζονται σε μεγάλα ή ακριβά έργα, σίγουρα θα πρέπει να ζητήσετε προκαταβολή. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να απαιτήσετε προκαταβολή 25%, 25% κατά τη διάρκεια του μισού σημείου και το τελικό 50% μετά την ολοκλήρωση. Εάν έχετε προκαταβολή, αυτό θα σας βοηθήσει να πληρώσετε και να κάνετε γενικά έξοδα ή επιπλέον έξοδα που ενδέχεται να προκύψουν κατά τη διάρκεια του έργου. Οι καταθέσεις μαλακώνουν επίσης το χτύπημα εάν ο πελάτης δεν πληρώσει το τιμολόγιό σας.
Υπάρχουν δύο τελικά σημεία που πρέπει να θυμάστε όταν πρόκειται για τιμολόγηση. Νούμερο ένα; μην συνεχίσετε να εργάζεστε για έναν πελάτη εάν δεν σας πληρώνει. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον χρόνο δουλεύοντας για έναν πελάτη που πληρώνει τον λογαριασμό του. Νούμερο δύο; εάν υπάρχουν τυχόν πνευματικές ιδιότητες, όπως αντίγραφο ή λογισμικό, που θα ανήκουν στον πελάτη. Ωστόσο, θα πρέπει να διατηρήσετε την ιδιότητα έως ότου λάβουν το τιμολόγιο στο ακέραιο.
