Οι δύο μεγαλύτερες οικονομίες του κόσμου έχουν εγκλωβιστεί σε μια πικρή εμπορική μάχη για πάνω από 18 μήνες τώρα με τις ΗΠΑ και την Κίνα να επιβάλλουν δασμούς σε αγαθά μεταξύ τους εκατοντάδων δισεκατομμυρίων δολαρίων. Η εμπορική διαμάχη ΗΠΑ-Κίνας έχει φέρει τον μέσο δασμό των ΗΠΑ στο 8% - κοντά στα επίπεδα που παρατηρήθηκαν τελευταία τη δεκαετία του 1970 - από 3,5% στα τέλη του 2017. Ταυτόχρονα, ένα υψηλότερο μερίδιο του παγκόσμιου εμπορίου τιμολογείται επίσης τώρα. .
Changes in
legislation and regulation
Αλλαγές στη νομοθεσία και τους κανονισμούς(π.χ. εμπορικοί πόλεμοι και δασμοί, οικονομικές κυρώσεις, προστατευτισμός, Brexit, αποσύνθεση της ευρωζώνης)
Εν μέρει ως αντίδραση σε αυτήν την τάση, η Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ) έχει υιοθετήσει την αντίθετη στάση, προωθώντας επιθετικά το εμπορικό της μοντέλο - πιο ελεύθερο και πιο πράσινο - όπως αποδεικνύεται από την εφαρμογή της Συμφωνίας Ελεύθερων Συναλλαγών ΕΕ-Ιαπωνίας και της Συμφωνίας Ελεύθερων Συναλλαγών ΕΕ-Σιγκαπούρης , καθώς και την ολοκλήρωση των διαπραγματεύσεων των συμφωνιών ΕΕ-Βιετνάμ ή κρατών-ΕΕ-Mercosur (Αργεντινή, Βραζιλία, Παραγουάη και Ουρουγουάη) λίγους μήνες πριν από τη λήξη της εντολής της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
Διαδικασία διαχείρισης ρυθμιστικών αλλαγών
Το νομοθετικό περιβάλλον στο οποίο λειτουργεί μια εταιρεία είναι ένας από τους εξωτερικούς παράγοντες που καμία επιχείρηση δεν μπορεί να παραβλέψει. Ακόμα κι αν είστε βέβαιοι ότι η επιχείρησή σας συμμορφώνεται προς το παρόν με το νόμο ή το έκανε με επιτυχία μέχρι και μερικούς μήνες πριν, οι νόμοι αλλάζουν.
Υπάρχει τρόπος να ελαττωθεί το πρόβλημα από τη διαδικασία διαχείρισης των ρυθμιστικών αλλαγών; Η απάντηση είναι ναι." Θα χρειαστεί να κάνετε κάποια προσπάθεια, για να ενσωματώσετε γρήγορα τις αλλαγές, τη διαδικασία τήρησης αρχείων, τους κανονισμούς για την υγεία και την ασφάλεια και άλλα.
Θα πρέπει να κάνετε ένα βήμα τη φορά. .
Βήμα 1: Μάθετε το «Τι» της Ρυθμιστικής Αλλαγής
Οι ομάδα σας που διαχειρίζετε ή τα τρίτα μέρη που σας βοηθούν με την κανονιστική συμμόρφωση στον εξειδικευμένο τομέα τους θα πρέπει να είναι σε εκγρήγορση. Δεν είναι απλώς θέμα να γνωρίζουμε τι έχει ήδη αλλάξει, αλλά και να γνωρίζουμε τι είναι πιθανό να αλλάξει στο μέλλον. Μια καλή ιδέα είναι να παρακολουθείτε τις ειδήσεις για να δείτε υψηλού κινδύνου παραδείγματα παραβιάσεων κανονιστικών ρυθμίσεων που θα προτιμούσατε να αποφύγετε.
Μόλις αντιληφθείτε ότι η κανονιστική αλλαγή σας επηρεάζει ή ότι πρέπει να αναθεωρήσετε τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους, πρέπει να καταλάβετε τι πρέπει να κάνετε για να μειώσετε ή να εξαλείψετε τον κίνδυνο συμμόρφωσης.
Πολλές φορές Μεταξύ των περίπλοκων προτάσεων και της ορολογίας, είναι συχνά σχεδόν αδύνατο να κατανοήσουμε τι σημαίνει ο νόμος. Ωστόσο, οι οργανισμοί που επιβλέπουν τη νομική συμμόρφωση είναι πρόθυμοι να βοηθήσουν.
Εάν εξακολουθείτε να μην είστε σίγουροι για το τι συνεπάγεται η αναθεωρημένη νομική σας ευθύνη, μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε με την αρμόδια υπηρεσία και να κάνετε τις ερωτήσεις σας. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να λάβετε τις απαντήσεις τους γραπτώς και όχι μέσω τηλεφώνου.
Βήμα 2: Προσδιορίστε πού πρέπει να εφαρμόσετε την αλλαγή
Τώρα που γνωρίζετε ποιά είναι η αλλαγή, ήρθε η ώρα να δείτε πώς επηρεάζει τον οργανισμό σας και τον τρόπο που εργάζεστε. Για παράδειγμα, πολλές κανονιστικές αλλαγές επηρεάζουν την οικονομική διαχείριση. Αυτό σημαίνει ότι τα άτομα που παρέχουν πληροφορίες στο οικονομικό σας τμήμα ή στους συμβούλους σας ενδέχεται να χρειαστεί να αλλάξουν τις μεθόδους εργασίας τους.
Εάν η νέα νομοθεσία επηρεάζει την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία ή πώς λειτουργεί το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού σας, η αλλαγή θα επηρεάσει και άλλους λειτουργικούς τομείς της επιχείρησής σας. Ακολουθήστε την οργανωτική σας δομή για να δείτε ποιοι επηρεάζονται από τις αλλαγές.
Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε τις εσωτερικές σας διαδικασίες. Πρέπει να αλλάξετε τις καθημερινές λειτουργίες για να συμμορφώνεστε με τη νομοθεσία; Πώς επηρεάζει ο νόμος τις επιχειρηματικές διαδικασίες που αναλαμβάνετε; Πώς θα κοινοποιήσετε τις αλλαγές και θα διασφαλίσετε ότι οι υπάλληλοί σας θα εφαρμόσουν αυτές τις αλλαγές;
Η κανονιστική αλλαγή δεν χρειάζεται πάντα να αποτελεί απειλή. Εάν το κάνετε ήδη καλύτερα από τη νομική απαίτηση, αυτή είναι μια ευκαιρία μάρκετινγκ που δεν θα θέλατε να χάσετε!
Βήμα 3: Δείτε πώς η κανονιστική αλλαγή επηρεάζει την επιχείρησή σας
Η συμμόρφωση έχει το κόστος της. Η Deloitte αναφέρει ότι μετά την οικονομική κρίση, το κόστος συμμόρφωσης στον τραπεζικό τομέα αυξήθηκε κατά 60%. Μια σημαντική αύξηση του κόστους συμμόρφωσης θα μπορούσε να έχει ανεπιθύμητη επίδραση στην οικονομική ευημερία της επιχείρησής σας.
Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιήσατε μια συγκεκριμένη χημική ουσία στις διαδικασίες παραγωγής σας αλλά δεν μπορείτε πλέον να το κάνετε, ποιο είναι το κόστος μιας εναλλακτικής χημικής ουσίας; Θα επηρεάσει τις διαδικασίες γραμμής παραγωγής, τις ανάγκες εξοπλισμού και το κόστος υλικών; Θα ολοκληρωθεί η διαδικασία για να ολοκληρωθεί και τι θα κοστίσει η επιχείρησή σας;
Υπάρχουν επίσης έμμεσες δαπάνες συμμόρφωσης, όπως η ανάγκη αποστολής εργαζομένων για νέα μαθήματα ή άλλη εκπαίδευση.
Περιττό να πούμε ότι το κόστος συμμόρφωσης πρέπει να ληφθεί υπόψη στον οικονομικό σχεδιασμό. Μπορεί ακόμη και να επηρεάσουν την τιμολόγηση της υπηρεσίας ή της προσφοράς προϊόντων σας. Εισαγάγετε τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών ρυθμίσεων, γνωρίζοντας πώς θα επηρεάσει το κόστος σας καθώς και τις δραστηριότητές σας, καθώς και μια στρατηγική για την ελαχιστοποίηση των αρνητικών οικονομικών επιπτώσεων.
Βήμα 4: Εφαρμογή αλλαγής
Μόλις επαληθεύσετε ότι οι ενέργειες που σκοπεύετε να κάνετε θα διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς, θα ξέρετε τι να αλλάξετε, πώς να το αλλάξετε, ποιος είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή της αλλαγής και τι θα κοστίσει, είναι καιρός να ξεκινήσετε.
Όλα ξεκινούν με την ενημέρωση όλων των εμπλεκόμενων μερών στην επιχείρησή σας σχετικά με το τι σκοπεύετε να αλλάξετε και γιατί είναι σημαντικό. Χρειάζεστε το buy-in τους και μπορεί να έχουν επιπλέον ιδέες και προτάσεις που θα πρέπει να λάβετε υπόψη. Αλλά πάντα υπάρχουν προθεσμίες και εσείς πρέπει να προχωρήσετε με τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών κανονιστικών ρυθμίσεων, οπότε βεβαιωθείτε ότι δεν θα τις υπερβείτε.
Η εργασία, αποτελείται από διαδικασίες και διέπεται από πολιτικές. Ευθυγραμμίστε αυτά στοιχεία με τις νέες νομοθετικές απαιτήσεις. Όμως οι άνθρωποι είναι συνηθισμένοι να εργάζονται με έναν συγκεκριμένο τρόπο, και πρέπει να ξεπεράσετε τις συνήθειες του παρελθόντος και να εδραιώσετε τον νέο τρόπο εργασίας. Αυτό σημαίνει επίσης την εφαρμογή ελέγχων.
Κανένας οργανισμός επιθεώρησης στον κόσμο δεν θα αποδεχθεί ότι δεν συμμορφωθήκατε με το νόμο, επειδή οι υπάλληλοί σας δεν κατάφεραν να αποδεχτούν τις αλλαγές που κάνατε. Η επιχείρησή σας παραμένει υπεύθυνη για την επιβολή κανονιστικών αλλαγών εσωτερικά.
Ωστόσο, η διαχείριση των ρυθμιστικών αλλαγών δεν χρειάζεται να είναι μια υπερβολικά οδυνηρή διαδικασία . Προσδιορίστε ποιες μέθοδοι εργασίας θα αλλάξουν για να συμμορφωθούν με τους νέους νόμους. Το κλειδί για τη διαδικασία διαχείρισης ρυθμιστικών αλλαγών είναι στη λέξη «διαδικασία».
Μια διαδικασία είναι ένας επαναλαμβανόμενος τρόπος να κάνουμε πράγματα. Ακόμη και η συλλογιστική και η συλλογή πληροφοριών που έχετε κάνει μέχρι τώρα περιλαμβάνει μια διαδικασία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά όταν θα αντιμετωπίσετε την κανονιστική αλλαγή. Και οι διαδικασίες είναι αρκετά εύκολες στη διαχείριση, αν έχετε τα σωστά εργαλεία, που θα σας επιτρέπουν να εκχωρείτε εργασίες, να καθορίζετε πρότυπα, πολιτικές και διαδικασίες και να εφαρμόζετε ρυθμιστικές αλλαγές αμέσως.
Δείτε ένα παράδειγμα διαδικασίας διαχείρισης ρυθμιστικών αλλαγών
- Τι να κάνετε σε μια διαδικασία διαχείρισης ρυθμιστικών αλλαγών
- Παρακολουθήστε το κανονιστικό περιβάλλον
- Προσδιορίστε σχετική κανονιστική αλλαγή
- Προσδιορίστε ποιος επηρεάζεται
- Καθορίστε ποιες εσωτερικές πολιτικές διέπουν το έργο τους
- Ελέγξτε για ευθυγράμμιση με τις νομικές απαιτήσεις
- Προσδιορίστε τον πρακτικό αντίκτυπο της κανονιστικής αλλαγής στα καθήκοντα
- Αναζητήστε ευκαιρίες και απειλές
- Προσδιορίστε το κόστος της κανονιστικής συμμόρφωσης
- Προσαρμογή διαδικασιών, πολιτικών και διαδικασιών (αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει πολλές δευτερεύουσες εργασίες)
- Βεβαιωθείτε ότι οι προγραμματισμένες προσαρμογές θα επιτύχουν συμμόρφωση
- Επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους που επηρεάζονται
- Παρέχετε εκπαίδευση όπως απαιτείται
- Ανάπτυξη αλλαγών σε διαδικασίες και διαδικασίες
- Παρακολούθηση της εφαρμογής και της αναφοράς
- Επαληθεύστε τα στοιχεία συμμόρφωσης (αναφορές, αρχεία κ.λπ.)
Βήμα 5: Ασφαλίστε τον κίνδυνο
Η παρακολούθηση της διαδικασίας διαχείρισης ρυθμιστικών αλλαγών δεν είναι πάντα εύκολη και πιθανόν να προκύψουν ευθύνες, απαιτήσεις, πρόστιμα, απώλεια φήμης κλπ.
Ζητήστε από ένα insurance risk management advisor του insTech να σας κάνει μια ανάλυση των κινδύνων και να σας ενημερώσει πως μπορείτε να καλυφθείτε από αυτούς
